Mandagenregister en G-rekening bij inhuur van derden

In drukke periodes werkt bijna elk loonbedrijf met ingehuurde mensen en machines. En als je zelf voor een aannemer werkt, ben je vaak onderaannemer. In beide gevallen vraagt de administratie om meer dan een urenbriefje.

Waarom een mandagenregister?

Een mandagenregister legt vast wie er op welke dag op een werk aanwezig was. Opdrachtgevers vragen er vaak om, omdat ze bij inlening en onderaanneming aansprakelijk kunnen worden gesteld voor loonheffingen die niet worden betaald. Het register helpt aantonen wie er heeft gewerkt, en voor wie.

En de G-rekening?

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarop een opdrachtgever een deel van de factuur kan storten. Dat geld is bedoeld voor het betalen van loonheffingen en btw. Op je factuur geef je aan welk deel naar de G-rekening mag. Dat deel hangt af van de loonkosten in de factuur, dus je moet weten welke inzet erin zit.

Let op
Welke regels precies gelden, hangt af van je situatie. Vraag je boekhouder of de Belastingdienst als je twijfelt. Dit artikel gaat over hoe je de administratie makkelijk maakt, niet over wat je fiscaal moet doen.

Zo maak je het makkelijk

• Leg de inzet per persoon en per dag vast op het moment dat die plaatsvindt, niet aan het eind van de maand.
• Laat ingehuurde bedrijven hun eigen inzet invullen, met de BSN-nummers van hun mensen. Zij hebben die gegevens, jij niet.
• Maak het mandagenregister uit dezelfde registratie als de factuur, zodat ze altijd met elkaar kloppen.